Office Manager (Kyiv)

Ми — IT компанія JATAPP, і ми створюємо продукти, якими користуються мільйони юзерів зі всього світу. У нашому портфоліо — вже 20+ різноманітних продуктів виключно у білих нішах: Business, Utilities, Lifestyle, Cybersecurity, Education, а також активно розвиваємо e-commerce та web. І ще більше попереду!

Ми відкриваємо новий офіс у Києві та шукаємо Office Manager, який/яка допоможе нам створити комфортний, стильний та добре організований простір для команд.

Це роль для людини, якій подобається, коли все на своєму місці: процеси працюють, організаційні питання вирішуються вчасно, а колегам комфортно приходити в офіс.

Формат роботи:

Офіс: сучасний бізнес-центр у самому центрі Києва зі зручною транспортною розв'язкою, близько 10 хвилин пішки від метро Олімпійська / Університет.

Формат роботи — full-time, office-based, 5 днів на тиждень.

Зручний графік: сам обираєш час старту, головне — бути в офісі до 10:00. 

Чому це цікаво?

• Ти долучишся до нас на етапі запуску нового офісу та зможеш впливати на те, як буде організований простір і щоденні процеси.

• Матимеш достатньо самостійності у вирішенні адміністративних та організаційних питань.

• На старті отримаєш підтримку та передачу знань від колеги, яка вже добре знає внутрішні процеси

• З часом зможеш розширювати свій скоуп і долучатися до HR-administration напрямів: онбордингу, бенефітів, страхування та інших внутрішніх процесів

• Ми відкриті до ініціатив, тому тут буде простір для пропонування власних рішень та покращення процесів

Ключові задачі:

• Забезпечення безперебійної роботи офісу та комфортних умов для команд

• Організація закупівель, контроль офісних запасів, техніки та всього необхідного для щоденної роботи

• Координація роботи підрядників і постачальників: клінінг, доставки, ремонт, технічне обслуговування та інші сервісні питання

• Комунікація з адміністрацією бізнес-центру, робота з рахунками, оплатами та базовою звітністю по витратах

• Підтримання порядку та естетики офісу, пошук практичних і цікавих рішень в організації простору в межах бюджету

• Допомога в організації внутрішніх івентів, зустрічей, подарунків та мерчу

• Організаційна та логістична підтримка: бізнес-тріпи, бронювання, доставки й відправлення

• Поступове долучення до онбордингу нових співробітників, роботи з бенефітами та страхуванням

Що ми очікуємо від тебе:

• Маєш досвід роботи Office Manager, Office Administrator, Administrative Manager або на схожій адміністративній чи сервісній позиції від 1 року

• Впевнено користуєшся Google Workspace та Microsoft Office

• Комфортно працюєш з Excel / Google Sheets, цифрами, обліком витрат та базовою звітністю

• Вмієш тримати у фокусі кілька задач одночасно, правильно їх пріоритизувати та не втрачати важливі деталі

• Легко знаходиш спільну мову з різними людьми та забезпечуєш ефективну комунікацію з колегами, підрядниками та партнерами

• Проактивно помічаєш, що потребує уваги, і самостійно шукаєш рішення

• Розумієш принципи організації комфортного середовища та естетики, вмієш оптимізувати бюджетні витрати

Буде плюсом:

• Досвід організації внутрішніх заходів

• Досвід організації бізнес-подорожей

• Досвід роботи з HiBob, PeopleForce або іншими HR-системами

• Досвід у сферах із високими стандартами сервісу: IT, beauty, medical, hospitality чи інших

Рекрутмент процес:

Інтервʼю з рекрутером → Технічне інтервʼю → Тестове завдання → Фінальне інтервʼю → Збір рекомендацій → Оффер

Ми пропонуємо:

• Mental and Physical Health: турбота про здоров’я — це маст, тож у JATAPP ти матимеш повне медичне страхування

• Benefits Cafeteria: обирай те, що більше до вподоби — спорт, доставка їжі та інші доступні опції

• Knowledge Sharing: регулярно збираємося, щоб обговорювати тренди, ділитися власними інсайтами та вчитися одне в одного

• Personal Equipment Policy: забезпечимо MacBook та всім необхідним для комфортної й ефективної роботи

• Learning and Development Opportunities: підтримуємо професійний розвиток, компенсуємо навчання, підвищення кваліфікації та курси англійської

• Community of Like-Minded People: працюватимеш у команді людей, з якими можна не тільки разом робити круті речі, а й класно проводити час

• Creative Freedom: заохочуємо ініціативність, нові ідеї та креативний підхід до роботи

• Legal & Finance Support: наші фінансові та юридичні спеціалісти готові допомогти з відповідними питаннями за запитом

• Time-off Policy: 20 робочих днів відпустки на рік, 5 sick leave без медичного підтвердження, безлімітні лікарняні з довідкою від лікаря, 3 personal days та додаткові days off з нагоди особливих подій