Office Manager (Kyiv)

Ми — IT-компанія JATAPP, і ми створюємо продукти, якими користуються мільйони юзерів по всьому світу. У нашому портфоліо вже 20+ продуктів у напрямках Business, Utilities, Lifestyle, Cybersecurity, Education, а також e-commerce та web.

Зараз ми відкриваємо новий офіс у Києві та шукаємо Office Manager, який/яка допоможе нам створити комфортний, стильний та добре організований простір для команди.

Це роль для людини, якій подобається, коли все на своєму місці: процеси працюють, організаційні питання вирішуються вчасно, а колегам комфортно приходити в офіс.

Чому це цікаво?

• Ти долучишся до нас на етапі запуску нового офісу та зможеш впливати на те, як буде організований простір і щоденні процеси.

• Матимеш достатньо самостійності у вирішенні адміністративних та організаційних питань.

• На старті отримаєш підтримку та передачу знань від колеги, яка вже добре знає внутрішні процеси.

• З часом зможеш розширювати свій скоуп і долучатися до HR-administration напрямів: онбордингу, бенефітів, страхування та інших внутрішніх процесів.

• Ми відкриті до ініціатив, тому тут буде простір для пропонування власних рішень та роблення процесів зручнішими.

Ключові задачі:

• Забезпечувати безперебійну роботу офісу та комфортні умови для команди.

• Організовувати закупівлі, контролювати офісні запаси, техніку та все необхідне для щоденної роботи.

• Координувати роботу підрядників і постачальників: клінінг, доставки, ремонт, технічне обслуговування та інші сервісні питання.

• Комунікувати з адміністрацією бізнес-центру, працювати з рахунками, оплатами та базовою звітністю по витратах.

• Підтримувати порядок та естетику офісу, знаходити практичні й цікаві рішення в межах бюджету.

• Допомагати з організацією внутрішніх івентів, зустрічей, подарунків та мерчу.

• Підтримувати організаційні та логістичні задачі: бізнес-тріпи, бронювання, доставки й відправлення.

• Поступово долучатися до онбордингу нових співробітників, роботи з бенефітами та страхуванням.

Що ми очікуємо від тебе:

• Маєш досвід роботи Office Manager, Office Administrator, Administrative Manager або на схожій адміністративній чи сервісній позиції від 1 року.

• Впевнено користуєшся Google Workspace та Microsoft Office.

• Комфортно працюєш з Excel / Google Sheets, цифрами, обліком витрат та базовою звітністю.

• Вмієш тримати у фокусі кілька задач одночасно, правильно їх пріоритизувати та не втрачати важливі деталі.

• Легко знаходиш спільну мову з різними людьми та коректно комунікуєш з колегами, підрядниками й партнерами.

• Проактивно помічаєш, що потребує уваги, і готовий/а самостійно шукати рішення.

• Маєш відчуття порядку та естетики й розумієш, як створювати комфортний простір у межах визначеного бюджету.

• Готовий/а поступово брати на себе нові задачі та розширювати свою експертизу.

Буде плюсом:

• Досвід організації внутрішніх заходів.

• Досвід організації бізнес-подорожей.

• Досвід роботи з HiBob, PeopleForce або іншими HR-системами.

• Досвід у сферах із високими стандартами сервісу: IT, beauty, medical, hospitality чи інших.

Формат роботи:

Офіс: сучасний бізнес-центр у самому центрі Києва зі зручним доїздом з різних районів міста, близько 10 хвилин пішки від метро «Олімпійська / Університет».

Формат роботи — full-time, office-based, 5 днів на тиждень.

Маємо гнучкий початок дня, головне бути в офісі до 10:00.

Рекрутмент процес:

Інтервʼю з рекрутером → Технічне інтервʼю → Тестове завдання → Фінальне інтервʼю → Збір рекомендацій → Оффер

Ми пропонуємо:

• Mental and Physical Health: турбота про здоров’я — це маст, тож у JATAPP ти матимеш повне медичне страхування.

• Benefits Cafeteria: обирай те, що більше до вподоби — спорт, доставка їжі та інші доступні опції.

• Knowledge Sharing: регулярно збираємося, щоб обговорювати тренди, ділитися власними інсайтами та вчитися одне в одного.

• Personal Equipment Policy: забезпечимо MacBook та всім необхідним для комфортної й ефективної роботи.

• Learning and Development Opportunities: підтримуємо професійний розвиток, компенсуємо навчання, підвищення кваліфікації та курси англійської.

• Community of Like-Minded People: працюватимеш у команді людей, з якими можна не тільки разом робити круті речі, а й класно проводити час.

• Creative Freedom: заохочуємо ініціативність, нові ідеї та креативний підхід до роботи.

• Legal & Finance Support: наші фінансові та юридичні спеціалісти готові допомогти з відповідними питаннями за запитом.

• Time-off Policy: 20 робочих днів відпустки на рік, 5 sick leave без медичного підтвердження, безлімітні лікарняні з довідкою від лікаря, 3 personal days та додаткові days off з нагоди особливих подій.